1. No conocer la rentabilidad real de cada proyecto
Mirar solamente el saldo bancario o la utilidad total no permite saber qué obra produce dinero. Mano de obra, overtime, materiales, equipos, viajes y subcontractors deben asignarse al proyecto correcto.
Un sistema de job costing permite comparar presupuesto, costos reales, facturación y margen. Así se detectan sobrecostos antes de terminar la obra y se cotizan futuros trabajos usando datos reales.
2. Registrar tarde las horas y los costos
Timesheets incompletos y recibos entregados semanas después producen payroll incorrecto, invoices atrasados y costos que terminan en el proyecto equivocado. También dificultan defender un gasto si CRA solicita respaldo.
Establezca una fecha semanal para recibir horas, purchase receipts, subcontractor invoices y aprobaciones del supervisor. Una revisión corta cada semana suele ser más efectiva que reconstruir todo al cierre del mes.
3. Confundir employees con subcontractors
Llamar subcontractor a una persona no determina su estatus. CRA analiza la relación real: control, herramientas, posibilidad de contratar ayudantes, oportunidad de ganancia, riesgo de pérdida e integración en el negocio.
Una clasificación incorrecta puede generar CPP, EI, income tax, intereses y penalties retroactivos. Los contratos ayudan, pero deben coincidir con la forma en que realmente se ejecuta el trabajo.
4. Perder control del GST/HST
Los errores comunes incluyen no separar el GST/HST cobrado, reclamar input tax credits sin documentación suficiente o aplicar la tasa incorrecta en trabajos fuera de Alberta.
Concilie periódicamente las cuentas de GST/HST con las declaraciones presentadas y conserve invoices que identifiquen correctamente al proveedor, su número de registro y el impuesto pagado cuando corresponda.
5. Preparar tarde los T5018
Cuando la construcción representa más del 50% de los ingresos del negocio, generalmente deben reportarse pagos a subcontractors residentes en Canadá por servicios de construcción si superan $500 en el periodo, sin contar GST/HST para ese límite.
No espere al final del año para pedir nombre legal, dirección, SIN o Business Number. Verifique los datos durante el onboarding y mantenga un ledger separado de pagos reportables.
6. No conciliar payroll, WCB y registros contables
Las diferencias entre payroll reports, pagos bancarios, T4, WCB y el general ledger crean trabajo adicional y pueden revelar remittances faltantes. Bonos, allowances, taxable benefits y vacation pay también necesitan tratamiento correcto.
Una conciliación mensual reduce correcciones de fin de año y permite identificar rápidamente pagos duplicados o deducciones no remitidas.
7. Tomar decisiones con información atrasada
Estados financieros preparados muchos meses después sirven para impuestos, pero llegan tarde para administrar. Una empresa de construcción necesita revisar al menos cuentas por cobrar, work in progress, costos por proyecto, payroll liabilities y cash flow.
Un cierre mensual consistente permite decidir cuándo contratar, comprar equipo, financiar una obra o perseguir una cuenta vencida antes de que se convierta en incobrable.
Qué debe recibir el dueño cada mes
Como mínimo: estado de resultados, balance general, antigüedad de cuentas por cobrar y pagar, comparación de proyectos, obligaciones de payroll y GST/HST, y una proyección sencilla de caja.
El valor no está solamente en producir reportes. Está en explicar qué cambió, por qué cambió y qué acción debe tomar el dueño.
Fuente oficial: CRA: T5018 Statement of Contract Payments. Las reglas pueden cambiar y su aplicación depende de los hechos.